Office Depot

"Ehdin siinä jo hetken jännittää"

Office Depot vaihtoi WAN-verkot 48 myymälässä – samanaikaisesti yhdessä yössä. Infrastruktuurianalyytikko Magnus Ramning johti teknikoiden, myymälähenkilökunnan ja YouTuben orkesteria.

WAN on yksi Office Depotin verkon tärkeimmistä osista

Kun vaihtaa järjestelmiä jättimäisessä yrityksessä, rauhallisena voi olla vaikea pysyä. Sitä ei ollut myöskään Office Depotin infrastruktuurianalyytikko Magnus Ramning. Hyvä tiimityö, teknisesti taitava myymälähenkilökunta ja fiksu YouTube-idea pitivät kuitenkin hänen sykkeensä kohtuullisella tasolla.

Mutta aloitetaan alusta. Magnus Ramning vastaa Office Depotin verkosta ja palvelimista Ruotsissa. Viime vuonna hän oli mukana vaihtamassa yrityksen WAN-toimittajaa GlobalConnectiksi. Vaihdon tavoitteena oli koota kaikki järjestelmät yhteen paikkaan ja saada myymälöihin nopeampi yhteys sekä samalla vähentää yrityksen IT-kustannuksia.

– Se sujui erittäin hyvin ja hieman nopeammin kuin olimme kuvitelleet. Irtisanoimme sopimuksen edellisen toimittajan kanssa, minkä jälkeen muutoksen oli tapahduttava hyvin ripeästi. GlobalConnect toimi erittäin joustavasti projektin läpiviemiseksi. Vaikka kuitua ei vedetty kaikkiin myymälöihin, pystyimme pitämään ne toiminnassa matkapuhelinyhteyksien avulla, kunnes saimme kaiken paikoilleen, Magnus Ramning kertoo.

WAN on yksi Office Depotin verkon tärkeimmistä osista. Verkko ulottuu 48 ruotsalaisen myymälän ja Linköpingin datakeskuksen välille. Tämä on edellytys sille, että myymälät voivat kommunikoida sekä sisäisesti että ulkoisesti. Pääkonttorin kellarissa Office Depotilla on MPLS-verkko, joka ohjaa ruotsalaisten myymälöiden liikennettä, myös niiden eurooppalaisiin emoyhtiöihin. Samalla muuttui siis tapa, jolla myymälät kommunikoivat pääkonttorin kanssa.

– Kaikkien myymälöiden verkot menevät keskusjärjestelmäämme, reitittimiimme, josta ne pääsevät muihin resursseihin.

Office Depot

Office Depot toimii 59 maassa ja on yksi maailman johtavista toimistotarvikkeiden toimittajista. 49 000 työntekijästä on Ruotsissa noin 350 henkilöä.

Myymälähenkilökunta asensi itse YouTuben avulla

Aluksi Magnus Ramning suunnitteli muutoksen yhdessä GlobalConnectin teknikoiden ja Office Depotin Englannin Telfordissa sijaitsevan Euroopan datakeskuksen teknikkojen kanssa. Itse käytännön työ vietiin läpi yhdessä yössä. Myymälähenkilökunta osallistui asennukseen Ramningin YouTubeen lataamien ohjevideoiden avulla.

– En voinut käydä kaikissa myymälöissä, joten heidän oli tehtävä joitain muutoksia itse. Prosessi käynnisty illalla. Meidän oli varmistettava, että välimuistit vastasivat, puhelimet toimivat ja kortinlukijoilla oli yhteys. Tätä työstimme yhdessä sekä GlobalConnectin että brittiläisten teknikoidemme kanssa. Se oli todellista tiimityötä.

Mutta kaikki joukkueet tarvitsevat kapteenin. Office Depotin uuden WAN-verkon paikalleen saamiseksi tehtävään tarttui Ramning.
– Koska verkkojamme hallinnoi Iso-Britannian tiimi, minun oli koordinoitava kaikkien työtä ja varmistettava, että kaikki asianosaiset puhuivat samaa kieltä. Emme saaneet missata mitään.

Muutoksen aikana hänen oli muun muassa löydettävä muita kommunikointitapoja. Office Depot käyttää Gmailia sähköpostijärjestelmänä:
– Siihen tuli joku vika, eikä se toiminut. Sama asia myymälöiden kortinlukijoiden kanssa, ne eivät saaneet yhteyttä palvelimiimme. Ne tallentavat välimuistitiedot paikallisesti, joten offline-tilaan siirtymistä ei huomaa heti. Varmuuskopioinnin lisäksi meidän oli poistettava paljon edellisen palveluntarjoajan reititystaulukoita.

Ramning ja hänen teknikkonsa käyttivät ensin kahta testimyymälää varmistaakseen toimittajanvaihdon sujuvuuden:
– Siinä tuli ensimmäinen stoppi. Emme päässeet käyttämään sähköpostia. Sitten emme tienneet, kuinka kauan edellisen toimittajan asetukset häiritsivät uutta. Meidän piti sammuttaa myymälöiden laitteet ja poistaa niiden reititys. Kun niin tekee, ei voi tietää sataprosenttisen varmasti, toimiiko uusi ratkaisu, mutta se on ainoa tapa saada se selville. Uusi ratkaisu toimi lopulta täydellisesti, mutta ehdin siinä hetken jännittää.

VPN-palvelu on toinen tärkeä osa Office Depotin IT-infrastruktuuria. Ilman sitä muun muassa tukea ei ole saatavilla koko yrityksessä. Ramning korostaakn, että on tärkeää tehdä yhteistyötä organisaation rajojen yli:

– Meidän oli perustettava GlobalConnectin kanssa uusi palomuuri, johon toimittajat ja käyttäjät voisivat muodostaa yhteyden. Tämä oli lievästi sanottuna kriittinen. Jos emme saaneet VPN:ää pystyyn suoraan, se olisi merkinnyt sitä, että liiketoimintaamme tukevat verkkosivumme ja ulkoinen asiakaspalvelukeskuksemme eivät olisi päässeet sisälle järjestelmiimme. Siinä oli kaikki katastrofin ainekset koossa.

– Prosessin aikana minulla oli yhteys GlobalConnectin teknikkoon. Hän auttoi minua ottamaan yhteyttä toimittajiemme teknikoihin, jotta saisimme kaiken kuntoon kerralla.

Office Depotin IT-ympäristön siirto saatiin päätökseen keväällä joidenkin muutosten, kuten verkkotunnusten siirron ja IP-osoitteiden vaihdon jälkeen. Kun kaikki palvelut keskittää yhdelle toimittajalle, saavutetaan monia etuja. Magnus Ramning korostaa, kuinka paljon helpompaa on saada yleiskatsaus koko IT-infrastruktuurista, kun on ensin keskittänyt WAN-verkot, VPN:t ja palvelimet yhteen paikkaan – kuten he ovat tehneet Linköpingin GlobalConnect-datakeskuksessa.

– Aikaisempi toimittajamme ei pystynyt toimittamaan tarvittavia nopeuksia monissa paikoissa eri puolilla Ruotsia. GlobalConnectin avulla saimme 10 megabitin yhteyden kaikkiin myymälöihin. Siinä on melko suuri ero, kun otetaan huomioon, että käytämme IP-puhelinta, jossa voi olla ongelmia, jos kaistanleveys on liian heikko.
– Aiemmin meillä oli useimmissa kaupoissa 2 megabitin yhteyksiä, joista osa oli vain 0,5 megabittiä ja muutama 10 megabittiä. Nyt saamme nopeamman nopeuden standardoiduksi kaikissa kaupoissa, Magnus sanoo ja jatkaa:
– Nopeus on tärkeää myymälöillemme. Nopeus yhdistettynä mahdollisuuteen hallita järjestelmiä paremmin, olivat ratkaisevia tekijöitä WAN-muutoksen toteuttamisessa. Nyt ei puhuta siitä, mitä meidän pitäisi tehdä, jos jotain tapahtuu. Olemme saaneet erittäin hyvän yleiskuvan järjestelmistämme.